Déléguer son secrétariat médical à distance soulève des questions pratiques : comment gérer les appels, les rendez-vous, les accès aux outils et les échanges de documents ?
1. Les appels et les rendez-vous
Les appels peuvent être redirigés vers le secrétariat à distance, selon l’organisation choisie par le cabinet. L’accueil est réalisé au nom du praticien ou de la structure, avec des consignes définies à l’avance.
La prise, la modification ou l’annulation des rendez-vous peut être assurée selon les règles et disponibilités définies avec le cabinet.
2. Les accès aux outils du cabinet
Lorsque la mission le nécessite, un compte utilisateur individuel et sécurisé peut être créé sur les outils professionnels utilisés par le cabinet.
Les accès sont définis selon les tâches confiées et limités aux informations nécessaires à leur réalisation.
3. Les échanges de documents
Les documents et informations peuvent être transmis au moyen des solutions professionnelles adaptées : messagerie sécurisée, espace documentaire, agenda partagé ou autres outils retenus avec le cabinet.
Les modalités sont définies avant le début de la collaboration afin de garantir une organisation simple et claire.
4. Confidentialité et données de santé
La confidentialité est essentielle dans le secteur médical. Les informations traitées dans le cadre de la mission doivent être protégées et les accès sécurisés.
Les obligations de confidentialité, les modalités de traitement des données et les mesures de sécurité sont définies avec le professionnel de santé.
5. Une organisation sur mesure
La collaboration commence par la définition des consignes, tâches, horaires et modalités d’échange.
Il n’est pas nécessaire de tout déléguer : la prestation peut commencer par quelques tâches ciblées et évoluer selon les besoins du cabinet.
Un premier échange découverte de 30 minutes, sans engagement, permet de définir les tâches à déléguer, les modalités d’organisation et les outils à utiliser.
MedRelais vous accompagne à distance, selon vos besoins et votre activité.