Conditions générales de vente
Les présentes conditions encadrent les prestations d’assistance médico-administrative proposées sous le nom MedRelais aux professionnels de santé et aux structures médicales ou paramédicales. Le périmètre de chaque mission est défini avec le client avant son commencement.
1. Objet et champ d’application
Les conditions s’appliquent aux prestations commandées auprès de MedRelais dans le cadre défini par le devis accepté et, le cas échéant, par tout accord écrit conclu pour la mission. Les conditions particulières convenues pour une mission précisent son périmètre.
2. Prestations proposées
MedRelais propose une assistance médico-administrative indépendante, qui peut notamment porter sur :
- le secrétariat à distance et la gestion externalisée ;
- la facturation, la télétransmission, le tiers payant et le suivi des rejets ou impayés ;
- la saisie, la frappe et la transcription de dictées et de documents ;
- le renfort et le remplacement.
Les tâches effectivement confiées et leurs modalités sont celles décrites dans le devis accepté.
3. Devis et commande
Avant le début de la mission, le devis précise le périmètre demandé, les modalités d’intervention et le prix applicable. La commande est formée après acceptation écrite du devis par le client. Toute modification du périmètre convenu fait l’objet d’un accord écrit préalable.
4. Tarifs
Les prix sont indiqués en euros ; TVA non applicable, art. 293 B du CGI. La permanence téléphonique est facturée séparément 1,60 € par appel, sans abonnement. L’assistance administrative est facturée 38 € par heure, selon le volume convenu avec le client. La permanence téléphonique et l’assistance administrative sont des prestations distinctes ; lorsqu’elles sont souscrites ensemble, leurs tarifs se cumulent selon les modalités prévues au devis accepté. La planification dépend des besoins et des disponibilités de MedRelais. Une mise en service unique de 70 € est facturée au démarrage du télésecrétariat. La frappe et la transcription sont facturées 2,20 € par minute d’audio enregistrée (48 h ouvrées) ou 2,50 € en urgence (24 h ouvrées), et 5 € par page manuscrite (48 h ouvrées) ou 6 € en urgence (24 h ouvrées). Toute minute ou page commencée est due ; une page correspond à une page A4 tapée d’environ 25 lignes (police 11 ou 12). Le délai court à partir d’un fichier reçu avant 12 h un jour ouvré ; après 12 h, il commence le jour ouvré suivant. Remplacements et missions de longue durée : tarif dégressif sur devis selon le volume, la durée et les modalités d’intervention. Hors frappe et transcription, une demande à moins de 2 jours ouvrés peut faire l’objet d’une majoration de 20 % ; une demande à moins d’un jour ouvré ou le jour même peut faire l’objet d’une majoration de 35 %. Ces majorations ne s’appliquent que si la mission est acceptée avant exécution et selon disponibilité. Les prestations ponctuelles, exceptionnelles ou portant sur des volumes importants sont réalisées sur devis accepté avant intervention. Les autres tarifs applicables à une mission sont ceux indiqués dans le devis accepté.
5. Permanence téléphonique
La prestation comprend la prise de rendez-vous, les modifications et annulations, la gestion de l’agenda et la transmission de messages. Un appel donne lieu à la tarification indiquée à l’article 4, quelle que soit sa durée.
6. Facturation et paiement
La facturation est établie au regard de la prestation convenue et du prix accepté. Paiement à 30 jours à compter de la date d’émission de la facture. Pour un client professionnel, tout retard de paiement rend les pénalités exigibles à compter du lendemain de la date de règlement indiquée sur la facture, sans rappel préalable. Sauf taux conforme convenu entre les parties, le taux est celui appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de dix points de pourcentage, sans pouvoir être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal. L’indemnité forfaitaire légale pour frais de recouvrement est de 40 euros. Les frais de recouvrement supérieurs à ce montant peuvent donner lieu à une indemnisation complémentaire sur justificatifs, dans les conditions prévues par la loi.
7. Absence de dépassement automatique
Aucune tâche supplémentaire, prolongation ou extension du périmètre convenu n’est exécutée ni facturée automatiquement. Tout travail complémentaire nécessite l’accord écrit préalable du client sur le périmètre et le prix correspondants.
8. Modalités d’intervention
Les interventions sont réalisées à distance, selon les modalités convenues pour la mission. Les tâches, dates, horaires, outils autorisés, consignes du cabinet et interlocuteurs sont précisés dans le devis ou l’accord de mission.
9. Obligations des parties
MedRelais intervient dans le périmètre convenu et à partir des informations, consignes et accès communiqués par le client. L’assistance médico-administrative ne se substitue pas au professionnel de santé pour les décisions ou actes relevant de son exercice professionnel.
Le client décrit les tâches attendues, transmet les éléments utiles, désigne un interlocuteur et autorise les accès nécessaires à la mission. Il demeure responsable des décisions relevant de son activité professionnelle et des instructions qu’il donne.
10. Confidentialité
Les informations non publiques échangées pour les besoins d’une mission sont utilisées aux seules fins de son exécution et protégées contre leur divulgation non autorisée, sous réserve des obligations légales applicables. Les modalités d’accès aux informations sont définies pour chaque mission.
11. Données personnelles
Les données transmises par le formulaire du site sont traitées selon la Politique de confidentialité. Le formulaire public n’est pas destiné à recevoir des données relatives à des patients ou à leur santé.
Si une mission implique des données personnelles traitées pour le compte du client, MedRelais peut agir comme sous-traitant du professionnel de santé. Le cas échéant, le traitement est encadré par un accord adapté, notamment au regard de l’article 28 du RGPD lorsque celui-ci s’applique. L’accès est limité aux données nécessaires à la mission ; seuls les outils et canaux autorisés et sécurisés sont utilisés. Aucun dossier patient n’est conservé de façon permanente dans un cloud personnel MedRelais.
12. Documents créés dans le cadre d’une mission
Les documents, supports ou éléments spécifiquement créés pour le client dans le cadre de la mission sont destinés à son utilisation professionnelle dans le cadre de son activité, sous réserve du paiement intégral des sommes dues. Les modèles, méthodes, outils, trames, savoir-faire, procédures et autres éléments génériques préexistants de MedRelais restent sa propriété. Leur remise n’emporte aucune cession générale de droits d’auteur ou de propriété intellectuelle. Les éléments appartenant à des tiers restent soumis à leurs conditions propres.
13. Responsabilité
Chaque partie répond de ses obligations dans les conditions prévues par le droit applicable. La responsabilité de MedRelais est limitée au montant facturé pour la mission concernée, sauf faute lourde ou dolosive.
14. Durée, résiliation et fin de prestation
Une prestation ponctuelle prend fin lorsqu’elle est réalisée. Une prestation à durée déterminée prend fin au terme prévu dans le devis ou le contrat accepté. Une prestation récurrente à durée indéterminée prend fin selon les conditions prévues dans le devis, le contrat ou l’accord applicable. Sauf stipulation contraire du devis ou du contrat, chaque partie peut y mettre fin par écrit, moyennant un préavis d’un mois. La fin de la relation ne remet pas en cause les obligations déjà nées : les prestations déjà réalisées restent dues et les sommes déjà exigibles demeurent dues.
15. Suspension des prestations
En cas de non-paiement ou de manquement suffisamment grave du client à ses obligations, MedRelais peut suspendre tout ou partie des prestations de manière proportionnée, dans les conditions prévues par les règles applicables et le devis, le contrat ou l’accord accepté. Toute notification ou mise en demeure requise par ces règles ou stipulations est respectée. Si le manquement le justifie, la prestation peut ensuite être résiliée dans les conditions applicables.
16. Force majeure
Les effets d’un événement de force majeure sur l’exécution d’une mission sont appréciés conformément aux dispositions légales applicables.
17. Droit applicable et règlement des litiges
Les présentes conditions relèvent du droit français, sous réserve des règles impératives applicables. Les parties peuvent rechercher une résolution amiable de leur différend. Les règles de compétence juridictionnelle applicables sont celles prévues par la loi.